Inbox Zero

Il mese del decluttering procede a gonfie vele! Grazie a tutti quelli che stanno partecipando tramite foto, commenti e post. A loro, e a tutti gli altri, oggi propongo un’altra “sfida”, in attesa di vedere come si conclude la prima, che consiste nel sistemare il Cassetto della Misericordia (o CDM).

Il termine ultimo per segnalarmi post e foto sullo svuotamento del malefico CDM è martedì prossimo, 13 settembre: per un resoconto completo vi do appuntamento al venerdì successivo (16 settembre).
In ogni caso, dato che molti si sono comunque dedicati ad altri spazi, e che il decluttering rimarrà l’argomento principe di tutto il mese, non formalizzatevi se non riuscite a rispettare questa scadenza (o se volete passare direttamente alla prossima “sfida”). Quel che conta ovviamente è il risultato.

Colgo l’occasione per rilanciare di nuovo l’ottima idea di Downshifting per caso, che propone di celebrare il mese del decluttering riempiendo il CDM (o similare): ovvero, selezionando ogni giorno, fino alla fine del mese, un oggetto che poi decideremo se eliminare definitivamente o meno. 30 oggetti in 30 giorni non sono certo pochi. Io, che sono DonnaDAzione (ah ah ah), ho deciso di saltare la fase del riempimento e di passare direttamente al bidone. Prossimamente su questo schermo vi relazionerò sui risultati.

Per la prossima settimana vi lascio la scelta tra una “sfida” di decluttering digitale e il suo equivalente fisico. Entrambe piuttosto toste, ma visto che finora mi avete tutti stupito con effetti speciali, ho pensato di rilanciare ;)

- Svuotare la vostra casella di posta (almeno quella principale/di lavoro): eliminare i messaggi diventati ormai obsoleti (vi stupirete di quanti siano) e archiviare finalmente quelli da conservare (facendo attenzione a non cadere vittime della sindrome del “non-si-sa-mai”), ovviamente dopo averli “gestiti” correttamente: rispondere al mittente, salvare quell’allegato, emettere quella fattura…
Lo so, sembra un’impresa, ma io mi ci sto impegnando da un po’ e vi assicuro che dà i suoi frutti, in termini di ordine mentale e di minore ansia.

Se avete bisogno di qualche suggerimento più specifico, eccovi Inbox Zero:
“Il problema non è il numero di messaggi che stazionano nella vostra casella di posta, ma quanto del vostro cervello staziona in quella casella. Specialmente quando vorreste che fosse impegnato altrove”.
Gli articoli, su come arrivare e continuare ad avere zero messaggi nella propria inbox (“Inbox Zero”, appunto) sono una serie, ma nel primo il metodo consigliato è brutale:
“Apri il programma di posta e crea una nuova cartella (l’autore suggerisce di chiamarla “DMZ”, ovvero “Zona demilitarizzata”)
Scegli Seleziona tutto nella Posta in arrivo
In alternativa, seleziona tutti messaggi più vecchi di n giorni
Trascina tutti i messaggi dalla Posta in arrivo alla nuova cartella
Vai e non peccare più.

Vi sembra sia un po’ come tapparsi le orecchie e urlare a squarciagola per non sentire quel che succede intorno a voi? Non è proprio così. I messaggi nella nuova cartella continuano a esistere e a dover essere gestiti (vi consiglio di “archiviare” tutti i messaggi più vecchi di 3 settimane) ma, ancora più importante, state tracciano precisa una linea di confine. State dicendo “Va bene, a partire da adesso non lascerò più che la sensazione di essere costantemente in ritardo mi impedisca di prendere decisioni adeguate ora, e di andare avanti”. Da cui il “ricominciare da zero”. Domattina troverete ad accogliervi una casella di Posta in arrivo come nuova, e con lei l’opportunità di un nuovo inizio. Ovviamente, sfruttare questa opportunità per sviluppare effettivamente una nuova abitudine è totalmente facoltativo… ma decisamente molto più fattibile di prima, o no?

Fondamentalmente, in questo modo riuscite a realizzare l’obiettivo più essenziale di tutti: smettere di scavare.

Pensateci: quanta parte della vostra vita è diventata ingestibile solo perché, a un certo punto, avete deciso che eravate rimasti troppo indietro per fare una differenza anche minima? Più di tutto, quello di cui avete bisogno è un modo per riesumare quei progetti, trovare il modo di smettere di peggiorare le cose, e intravedere uno spiraglio di luce in fondo al tunnel”.

In alternativa

Fare decluttering del desktop. Eliminare i file diventati obsoleti e i duplicati, archiviare correttamente quelli da conservare. Effetto zen garantito a ogni visualizzazione, specie se utilizzate uno degli sfondi che trovate qui.

Oppure

Fare decluttering della scrivania. Mi sono sempre considerata una persona mediamente organizzata e insofferente del disordine, ma solo di recente sono arrivata ad avere una scrivania veramente sgombra (la vedete in foto). Ci sono anche un portapenne e un’agenda settimanale Moleskine, che stazionano entrambi di fianco alla stampante. Vorrei davvero sostituire l’agenda con il suo equivalente digitale (e sicuramente sarebbe fattibile), ma almeno per ora non ci sono ancora riuscita. Per me, quella sì sarebbe una sfida impegnativa.

Partecipano (finora) al mese del decluttering, in pensieri, parole e immagini:

Alliandre
Downshifting per caso
IdeeTascabili
Lascio tracce
MinimalItaly
UnaRosaVerde

e molti altri che ci seguono via Twitter (hashtag #minimo… cercando di ignorare i tweet in spagnolo ;)) e via Facebook (se mi è sfuggito qualcuno, fatemi un fischio).

Se vi va, aspetto i vostri commenti, post, foto e segnalazioni sulla sfida di oggi entro martedì 20 settembre. Buon decluttering a tutt*!

minimo è su Facebook, su Twitter e su Scoop

47 pensieri su “Inbox Zero

  1. Eugenio

    Questa è facile facile.
    La casella InBox della mail di lavoro ha una sola mail presente, il desktop (da buon utente Mac) non ha nemmeno un file e sulla scrivania c’è solo il Mac e una cartellina con le cose in scadenza a breve.
    Medaglia medaglia (cit.)
    Posso dedicarmi al cassetto della misericordia e alla cosa da eliminare oggi (che non ho ancora trovato).
    Ciao

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    1. elle Autore articolo

      Medaglia assicurata allora :)
      “Da buon utente Mac”… seeee dovresti vedere il desktop di Colui Che Mi Sopporta ;)

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      1. Eugenio

        Si vede che “Colui che ti sopporta” in fondo in fondo ha un animo da utente windows ;-)
        Approvo anche io le due varianti di yliharma: decluttering dei preferiti e dei feed rss che stanno diventando un vero incubo.
        Ne aveva già scritto qualcun altro se non ricordo male
        Eugenio

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        1. elle Autore articolo

          Non dire queste cose!!!! È “solo” un incasinato cronico ;)
          Con i preferiti sono a posto, i feed RSS invece meriterebbero una sfrondatina… anche questo è un argomento molto delicato…

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      2. Marco

        A onor del vero, da qualche tempo Colui Che Ti Sopporta ha un numero molto ridotto di icone sul proprio desktop! In questo momento siamo a due: Macintosh HD e un pdf che potrei anche eliminare… Anzi, che elimino ora.

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  2. yliharma

    Conosco utenti mac che hanno desktop da brivido interamente costellati di iconcine…io preferirei la morte al dover lavorare in quel modo :D
    Comunque la medaglia la voglio anch’io…casella inbox con max 15 messaggi in entrata (oggi sono 9), il resto è tutto archiviato grazie alle favolose etichette di gmail, e anche il desktop è vuoto (ci sono solo il cestino e qualche scorciatoia software di uso comune :)
    La scrivania fisica invece è abbastanza ordinata….se si esclude una pila di carta che contiene non so cosa: mi concentrerò su quella!
    Posso proporre una variante/aggiunta al decluttering digitale? Il decluttering dei preferiti: sembra una cavolata ma se usate i preferiti in modo selvaggio come facevo io, vi ritrovate con uno strumento praticamente inutilizzabile e tanta tanta confusione….
    A febbraio ho avuto la “rivelazione” e ho deciso di spezzare il circolo vizioso per sempre: ecco come ho risolto (vedi gli update) http://minimalitaly.blogspot.com/2011/02/cambiare-il-modo-di-pensare-per-creare.html
    Buon mese del decluttering a tutti!
    yliharma di recente ha scritto Settembre: mese del decluttering!

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    1. yliharma

      Rileggendo il post mi sono accorta che avevo fatto decluttering anche dei feed rss!!!! Quella era stata probabilmente la parte peggiore, avevo rimosso! Un delirio….in pratica archiviavo e mi tenevo tutti gli articoli interessanti che trovavo tramite feed…solo che erano ingestibili!!!!! Ho i brividi al solo pensiero…ci ho messo giorni a mettere tutto in ordine :D
      yliharma di recente ha scritto Settembre: mese del decluttering!

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    2. elle Autore articolo

      Ma che bravi! Mi raccomando le foto però ;)
      Certo che puoi proporre altre sfide: io non ho problemi con i Preferiti, perché fondamentalmente non ne ho (Safari aiuta molto), ma i feed RSS… ecco… vedi sopra risposta a Eugenio (BRR)

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      1. yliharma

        Evernote ci salverà :D Ormai non ne posso più fare a meno….poi la funzionalità di ricerca integrata con quella di google è geniale! in pratica se la attivi e cerchi qualcosa con google, Evernote cerca anche nelle tue note, così se avevi già le info eviti di cercarle di nuovo!!!! Lo amo….poi la sua ricerca interna funziona benissimo e cerca anche il testo nelle immagini e nei pdf…sono fan ormai, peccato che non mi paghino per fargli pubblicità :D
        yliharma di recente ha scritto Settembre: mese del decluttering!

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        1. elle Autore articolo

          +1 fan hardcore di Evernote AMO APPASSIONATAMENTE
          Soprattutto perché si sincronizza con iPhone e iPad!

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  3. Alliandre

    Inbox pieno? Dilettante :-P
    Al massimo ci lascio una ventina di mail, appena arrivano diventano rosse (trad da fare) verdi (da fatturare) e appena fatturate vanno nella cartella lavoro, viola o blu (comunicazioni urgenti) e appena gestite vanno nella rispettiva cartella (lavoro, commercialista, business, personale).
    I preferiti li ho sistemati l’altro giorno quando li ho importati in Chrome e ho disinstallato Firefox.
    Feed rss mai usati, ogni volta che ci provavo mi clutteravo immediatamente le idee. AL loro posto avevo messo una cartella preferiti ReadItLater, ma mi si decluttera alla velocità del suono per cui la sfoltisco regolarmente. Volevo provare con Instapaper, mi sono iscritta l’altro giorno ma mi sa che non risolvo niente se non clutterare anche il Kindle :-P
    Sono troooppo avanti :-P
    Alliandre di recente ha scritto Senza immobilità, non esiste silenzio

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  4. unarosaverde

    @eugenio: ti quoto su tutta la linea. Mac e’ ordine! Fosse solo perche’ all’inizio non riuscivo a staccarmene e ci passavo ore con ogni scusa… tutto e’ a posto, a cuccia e debellato.

    La mia prossima sfida digitale e’ l’organizzazione delle fotografie: li’ regna il caos.

    Evernote? Mi avete incuriosita: vado a cercarmelo ;)

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      1. Alliandre

        Re: desktop traboccante, non avete visto quello di mio papà.
        Ieri gli parlavo di Chrome, e lui mah, boh, non so. Poi gli guardo le millemila icone sul desk e dico ma vedi che ce l’hai lì? e lui ah sì, l’ho installato per provarlo ma non mi piace. (e però lo lasciava dove stava)
        Morale l’ho distratto chiedendogli qualcosa del cell nuovo e mentre ravanava nel cell gli ho disinstallato chrome a tradimento (che tanto usa firefox :-P)
        Alliandre di recente ha scritto We’ll never forget

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  5. Pedal2metal

    Mi spiegate meglio come usate Evernote. Io sto usando Simplenote per la lista dei ToDo ma sono alla ricerca di qualcosa per archiviare note e documentazione. Stavo pensando a Dropbox ma non ho capito se anche Evernote mi puó aiutare o se è qualcosa di diverso. Grazie

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    1. elle Autore articolo

      Il consiglio migliore che ti posso dare è scaricalo e prova! Io lo uso per archiviare un po’ di tutto (idee per post con collegamenti, ricette di cucina, documenti utili quando siamo in viaggio), e per avere sincronizzati tutti i dati con iPhone e iPad.

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      1. Alliandre

        ecco un’altra roba che mi tenta… poi penso alle mille note che ho su Treepad (e al casino del doverle spostare), al fatto che con l’ultimo Office c’era dentro anche OneNote (che, casomai, dato che è molto simile perché non usare quello), che tanto col nokia non mi si sincronizzerebbe mancopeggnente, e lascio perdere…
        Alliandre di recente ha scritto We’ll never forget

        Replica
        1. Marco

          La cosa che trovo (troviamo, perché credo di poter parlare anche per Laura) veramente utile in Evernote è il fatto che sia trasversale: tu prendi un appunto sul mac, e te lo ritrovi subito su ipad e iphone, e viceversa.
          Le liste della spesa sono andate in pensione, e con loro i vari appunti e appuntini su carte d’imbarco, riferimenti di alberghi, posti-che-eventualmente-potremmo-visitare, e via dicendo.
          Marco di recente ha scritto Podium

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  6. Sab

    Argh qui si tocca un tasto dolente. La mia mail di lavoro si svuota da sola (nel senso che ogni giorno si auto-cancellano le mail di un mese prima. Per cui li’ lascio stare, a volte salvo qualcosa e a volte mi perdo qualcosa perche’ e’ passato piu’ di un mese e non l’avevo archiviato, ma amen. La posta privata invece…. ho un account su Libero dal 1998. Sempre lo stesso. Dove elimino le cose inutili (leggi spam) e qualche altra cosa che so subito non interessa. Ma gli scambi personali con amici… quelli mai eliminati. Ho piu’ di 10mila messaggi nella inbox. 78% occupata (10 giga, per lo piu’ senza allegati). Se mi devo mettere a riordinare mi serve un mese di ferie. E’ nella lista di cose da fare ma.. per ora NO.
    Ho invece iniziato a riordinare i file del pc. Causa cambi di computer vari, hard disc e back-up fatti male etc, mi ritrovo con un grandissimo casino. Spero di venirne fuori un po’ alla volta perche’ vorrei che il mio nuovo laptop appena preso non diventi una copia del casino precedente.
    Anche i preferiti sono da riordinare. O meglio, visto che nei preferiti del browser che uso ora ci sono solo una ventina di siti, quelli li tengo. Ma i preferiti di Netscape copiati in un file html risalente all’anno 2001 forse li posso buttare nel cestino senza nemmeno controllarli (sono tipo 200 e almeno meta’ sono siti non piu’ esistenti, lo so gia’… ma mi dico “metti che poi ce n’era uno utile e ancora attivo?”). Che dite?? :P

    Feed RSS? Mai capito cosa sono e mai usati. Meglio.
    Ho un problema pero’: spesso mi imbatto in articoli interessanti, mi copio il link e me lo autospedisco. Ho una marea di mail auto-inviatemi, dal subject “link pincopallo (argomento del link)” e non so come gestirli. Ricopio tutti i link in un file di testo magari divisi per argomento? Aiut!!
    Quanto sono disorganizzata…. :)

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    1. yliharma

      Sab io Evernote lo uso principalmente per quello: salvare intere pagine web con articoli interessanti! Appena leggo una roba che mi piace seleziono il testo e clicco sull’iconcina del “web clipper” (estensione del browser), scelgo il taccuino in cui inserire la nota e il gioco è fatto! Contenuto salvato e archiviato per sempre (url compreso) e ricercabile in un nanosecondo ;)
      yliharma di recente ha scritto Un oggetto al giorno…

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  7. elle Autore articolo

    Anche io facevo così per quanto riguarda le mail di amici e anche clienti., e in parte lo faccio ancora. Ma a un certo punto mi sono chiesta: “perchè?” e non sono riuscita a darmi una risposta.
    Tengo le mail di lavoro fino a 6 mesi/1 anno indietro, per ovvi motivi anche fiscali (e spesso questa abitudine mi ha salvato da certe grane che mollami), ma il resto… anzi, ora che ci penso vado subito a fare pulizia! :)

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    1. yliharma

      Idem…che poi gmail è subdolo e perverso: ti dice “non c’è più bisogno di cancellare le tue email, noi ti diamo spazio infinito, lasciale lì!”….in pratica una malvagia sirena che induce a conservare ogni stupidaggine!!!!!
      Sarà che quando mi dicono “fai così” io per spirito di contraddizione faccio l’opposto….comunque ho sempre preferito cancellare tutte le mail non di lavoro appena non mi servono più :P
      E anche quelle importanti ho preso ad archiviarle anche in Evernote, per maggiore sicurezza e per poterle ritrovare più facilmente.
      yliharma di recente ha scritto Un oggetto al giorno…

      Replica
  8. Alliandre

    Io ho guardato ora la casella online, dove lascio una copia delle mail, e solo di lavoro ne ho per due anni esatti… restano dove sono quelle, per carità che non si sa mai :)
    (m’è capitato che un cliente chiedesse di reinviargli un lavoro di due anni prima, ché l’aveva perso in un crash del pc. Sì, due anni prima. Non ridete.)
    Alliandre di recente ha scritto We’ll never forget

    Replica
  9. Sab

    Anche io sto iniziando a chiedermi perche’, ma non solo delle email. Ho conservato file con la trascrizione di sms scambiati con i miei ex di 10 anni fa, log di chat su IRC risalenti al 1999 (!!) o altre su ICQ appena piu’ recenti. A casa dai miei, nella mia cameretta rimasta tale e quale a 15 anni fa, ho ancora in una scatola centinaia di letterine e bigliettini scambiati con l’amica del cuore del liceo. Ho tutti i diari e le agende dalla scuola elementare in avanti. Va bene tenere ai ricordi ma penso che almeno un pochino potrei smaltire tutta questa roba… :P

    Replica
    1. yliharma

      Eh qui sorge sempre il problemone del “sentimental clutter”….questi purtroppo sono “oggetti” (reali o digitali) legati a ricordi e per questo difficili da gestire…
      Io ho tutte le pagelle delle elementari e i quadernini….sono riuscita a buttare i libri, ma queste cose ancora no….è difficile!!!!!
      yliharma di recente ha scritto Un oggetto al giorno…

      Replica
    2. elle Autore articolo

      Quaderni, pagelle etc. erano rimasti a casa dei miei, e a liberarsene ci hanno pensato loro senza farsi troppe domande. Quel che rimaneva (diari, lettere etc.) ha preso la via del cassonetto l’anno scorso. Una liberazione che non ti dico.

      Replica
  10. Eugenio

    Ho tenuto per anni le cartoline ricevute quando ero adolescente (si spedivano le cartoline quando si andava in vacanza, ve le ricordate?), chiuse dentro una scatola (della misericordia).
    Quest’estate l’ho aperta, ho guardato le cartoline e ho deciso di buttarne la gran parte.
    Mi sono chiesto che senso abbia tenere cartoline di persone che non riconoscerei se le incontrassi per strada? Persone che saranno diverse da com’erano 25 anni fa (come io sono diverso).
    E ora a me interessa come sono adesso, dove voglio andare domani.
    Ho letto le stesse cose (scritte meglio, ovviamente) nel post “Durata breve” di Simone Perroti, di qualche giorno fa. Ve lo consiglio se vi interessa l’argomento.
    Adesso che mi ci avete fatto pensare, vado a buttare anche quelle poche cartoline che avevo conservato…

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    1. elle Autore articolo

      C’è chi consiglia di fare proprio come te, cioè di conservare in una scatola (una sola!) gli oggetti con un valore sentimentale dai quali proprio non ci si riesce a staccare.
      Anche io/noi continuiamo ad averne qualcuno sparso per casa, ma la grande maggioranza era roba mia e l’ho eliminata l’anno scorso, come dicevo, rendendomi conto che davvero non c’era motivo di tenere i diari del liceo, le foto delle gite scolastiche, i bigliettini che ci scambiavamo io e la mia compagna di banco… anche perché in fondo non erano ricordi così straordinari, anzi.
      E hai ragione da vendere quando dici che quel che conta è dove siamo ORA e dove vogliamo andare, non quello che siamo stati e che abbiamo fatto; se non altro perché è un bagaglio che ci portiamo dietro comunque, sicuramente non c’è bisogno di appesantirlo ulteriormente

      Replica
      1. Alliandre

        Oh miserynondevemorire, la collezione di cartoline :(
        è giù dai miei, per quello l’avevo dimenticata… e anche la collezione di diari, anche se quelli li avevo già sfoltiti al liceo… buttando quelli di elementari e medie. Però ho ancora quelli da fine liceo a poco prima dell’era blog… sta tutto in una scatola di metallo del panettone, nascosta in un angolo… per ora non lo so se ce la fo a far sparire tutto :-P
        p.s. Sì, sono una grafomane, perché, non si vede? :D
        Alliandre di recente ha scritto Paradisi per tutti

        Replica
        1. elle Autore articolo

          Facilissimo: pigli la scatola e la butti direttamente nel cassonetto. Fa fine e non impegna :)

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  11. lorenzo

    Bella iniziativa.
    La mia inbox raramente contiene più di 2 o 3 messaggi, generalmente comunque già letti e in attesa di azioni altrui. La posta archiviata è un pò più indisciplinata e mensilmente controllo e se possibile sfoltisco. Non ho un desktop da poter riempire che non ho mai ritenuto necessario e usando GNU/Linux non ho installato nessun software che mi dia questa funzionalità, ho solo uno sfondo.:D Seguo solo 4 blog (minimo incluso), pesantemente sfoltiti recentemente, esclusivamente tramite feed (che consiglio vivamente a tutti) ad eccezione che per i commenti. Periodicamente (circa 1 mese) mi dedico anche a riorganizzare i miei appunti (Google Documenti + google-cli per l’uso da terminale), i miei file personali, i segnalibri (ospitati su Google Segnalibri) e gli eventuali software che non uso più.
    lorenzo di recente ha scritto Il software proprietario e la democrazia

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